Тема 9. Касса, банк, подотчётник

Последнее изменение 28,11,2009

Приходный кассовый ордер (ПКО)

{_Отчёты_}-> {Ведомость по кассе}

Рисунок Ж1:

ПКО формируется, когда в кассу поступают наличные деньги.

Откройте пункт меню «Документы» и найдите строчку Касса. Обратите внимание, что как всегда там присутствует Журнал кассовых документов, а так же Приходный кассовый ордер (ПКО), Расходный кассовый ордер (РКО) и Перемещение денег по кассам.

Рисунок Ж2:

Рисунок Ж3:

В нижней части окна располагается кнопка Печать, через которую открывается печатная форма ПКО.

Рисунок Ж4:

ВНИМАНИЕ! Отрицательный остаток по кассе - явный признак ошибки!

Заполнение ПКО на основании другого документа

Нажмите кнопку Основание. Рисунок Ж4 - А1:

Появляется окно выбора вида документов, которые могут оплачиваться наличным расчетом (т.е. через ПКО).

Задание. Выберите строчку Реализация и нажмите ОК. . Рисунок Ж4 - А2:

В появившемся списке документов Реализация ищем тот, который нам оплатили наличным расчетом и двойным щелчком левой клавиши мыши выбираем его в качестве основания.

При выборе документа появляется вопрос «Заполнить по документу основанию». Отвечаем на этот вопрос кнопкой Да. И приходный ордер готов.

Задание. Попробуйте выполнить вот такую цепочку операций:

Сформируйте Заявку покупателя на поставку→ сделайте Заказ поставщику товара, который у вас заявил покупатель→Затем на основании заказа сделайте поступление заказанного у поставщика товара (Поступление ТМЦ (купля-продажа)) →сделайте Реализацию (купля-продажа) на основании Заявки→и, наконец, на основании Реализации сделайте ПКО.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Этот документ формируется, если у нас произошел расход наличных денег из кассы.

Откройте пункт «Документы» →Касса→Расходный кассовый ордер (РКО):

Рисунок Ж4 - Д32:

Если необходимо заполнить РКО вручную, то так же как в случае с ПКО необходимо заполнять следующие поля: фирма, касса, вид оплаты, сумма, на карточке Печать: основание и (если есть) приложение.

Рисунок Ж4 - Д33:

Данный документ можно так же заполнить на основании другого вида документа: для этого в левом верхнем углу используется кнопка Основание.

Задание. Нажмите кнопку Основание: появляется окно со списком видов документов, по которым может произойти расход денежных средств из кассы. Выберите вид документа Поступление ТМЦ и нажмите ОК. В появившемся списке поступлений двойным щелчком мыши выберите любой из документов. На вопрос «Заполнить по документу основанию» нажмите Да. Документ готов.

На карточке Печать (в верхней части окна) в поле Приложение можно указать документ, на основании которого производится выплата денежных средств (это может быть счет-фактура или Договор поставки).

После заполнения документ необходимо распечатать: в нижней части окна находится кнопка Печать.

Задание. Попробуйте выполнить такую цепочку операций: сделайте Заказ поставщику→оформите Поступление ТМЦ (купля-продажа) на основании Заказа→сформируйте РКО в оплату Заказа (на основании).

Работа с подотчетными лицами

Подотчетными лицами, как правило, являются сотрудники фирмы, которым выдаются деньги на определенные целевые расходы. После того, как подотчетник израсходовал деньги, он должен за них отчитаться: предъявить документы, в которых указывается сумма расходов. Если после отчета у него остались неизрасходованные средства, то он должен их вернуть в кассу. Если, наоборот, произошел перерасход, то из кассы фирмы компенсируется сумма перерасхода.

Сначала деньги подотчетнику выдаются: т.е. формируется РКО. При заполнении РКО не забудьте указать, что вид оплаты «Выдача подотчетнику», а так же укажите самого подотчетника, сумму и основание (на что сумма выдана).

Рисунок Ж5:

Рисунок Ж6:

Рисунок Ж7:

Рисунок Ж8:

ВНИМАНИЕ! Отрицательный остаток по кассе - явный признак ошибки!

{_Документы_}-> {Подотчётники}-> {Журнал авансовых отчётов}

Рисунок Ж9:

Кнопка "Insert"-> {Строка авансового отчёта (закупка ТМЦ)}

Затем, когда деньги израсходованы, формируются строки авансового отчета: пункт меню «Документы» →Подотчетники→выбирается нужная строка расхода («Закупка ТМЦ», если подотчетник покупал ТМЦ; «Оплата поставщику», если подотчетник отдал деньги в оплату заказанного у поставщика товара; «Прочее», в которой можно указывать, например, командировочные расходы или расходы на транспорт и т.п.).

ПРОИЗВЕДЕНА закупка на базаре (развале). Она характеризуется тем, что является РАЗОВОЙ и никаких последующих расчётов с этим контрагентом (долгов в ту или иную сторону) не планируется. Рисунок Ж10:

На карточке Шапка указывается документ (название, номер и дата) в подтверждение оплаты за товарно-материальные ценности, а так же указывается подотчетное лицо и склад, на который товар поступил.

На /табличной части\ через кнопку Подбор указываются ТМЦ, купленные подотчетником

Рисунок Ж11:

Рисунок Ж12:

Рисунок Ж13:

Не забудьте каждую строку авансового отчета проводить!

Затем, когда строки сформированы, создается сам авансовый отчет: пункт меню «Документы» →Подотчетники→Авансовый отчет. Указывается фирма, через которую подотчетник проходил, указывается сам подотчетник. После выбора подотчетника автоматически подставляются все суммы, связанные с этим подотчетником: выдано, израсходовано:

Рисунок Ж14:

Обратите особе внимание на правый нижний угол Авансового отчета: в поле «На конец» указывается сумма, которая для нас очень важна. Если эта сумма положительная, то подотчетник должен эту сумму вернуть. В таком случае формируется ПКО. Если цифра отрицательная (со знаком минус), то фирма должна компенсировать перерасход РКО.

Авансовый отчет – это непроводной документ. Поэтому по окончании вода в него данных его просто записывают в журнал: кнопка Записать и закрывают.

Рисунок Ж15:

Кнопка "Приобретение ТМЦ" применяется тогда, когда контрагент не важен (не может быть долгов ни в ту, ни в противоположную сторону)
Кнопка "Оплата поставщику" - когда оплата отражается на ведомости расчётов с контрагентами (изменяется сумма долгов нас перед ним или наоборот)
Кнопка "Прочее" - используется для вспомогательных оплат, которые не изменяют ниши остатки ТМЦ. Например - доставка ТМЦ, когда стоимость изменилась, а количество не изменилось.

В качестве документа мог быть указан "Одноразовый билет на поездку в общественном транспорте".

Рисунок Ж16:

Содержание услуги мог ло бы быть "Проезд в городском общественном транспорте".

Рисунок Ж17:

Рисунок Ж18:

Рисунок Ж19:

{_Документы_}-> {Ввод остатков}-> {Журнал документов ввода остатков}

Рисунок Ж20:

Рисунок Ж21:

Рисунок Ж22:

Рисунок Ж23:

Рисунок Ж24:

Рисунок Ж25:

Рисунок Ж26:

Рисунок Ж27:

Рисунок Ж28:

Рисунок Ж29:

Рисунок Ж30:

Иные виды Строк авансового отчёта (не закупка ТМЦ)

Строка авансового отчета «Оплата поставщику»

Внимание. Предыдущая операция "Строка авансового отчёта закупка ТМЦ" предполагала разовые взаимоотношения с контрагентом, когда не может быть никаких задолженностей (например, закупка товара на развале). Текущая операция "Строк авансового отчёта (не закупка ТМЦ)" применяется в отношении контрагентов, перед которыми была прежняя непогашенная задолженность. Поэтому начинается такого рода операция с просмотра "Ведомости расчётов с контрагентами", затем формируется расходный кассовый ордер на, например, экспедитора.

Рисунок Ж31- Б1:

Рисунок Ж31- Б2:

Рисунок Ж31- Б3:

Рисунок Ж31- Б4:

Рисунок Ж31- Б5:

Указывается приходный кассовый ордер, который выдали подотчетнику при расчете с поставщиком (номер и дата). В таблице указывается поставщик и описывается содержание операции, по которой проведена оплата.

Рисунок Ж31- Б6:

Рисунок Ж31- Б7:

Рисунок Ж31- Б8:

Рисунок Ж31- Б9:

Рисунок Ж31- Б10:

Рисунок Ж31- Б11:

Рисунок Ж31- Б12:

Рисунок Ж31- Б13:

Рисунок Ж31- Б14:

Рисунок Ж31- Б15:

Рисунок Ж31- Б16:

Рисунок Ж31- Б17:

Рисунок Ж31- Б18:

Рисунок Ж31- Б19:

{_Документы_}-> {Подотчётники}-> {Строка авансового отчёта (прочее)}

- это оплата проезда, например.

Самостоятельная работа №4

1. Оформите поступление (Накладную и Счет-фактуру) гречневой крупы 50 упаковок и Сахарного песка 120 упаковок. Оформить Расходный кассовый ордер на оплату Накладной по этой операции.

2. Оформите поступление денег в Кассу розничного магазина фирмы Офис от Частного лица в оплату за товары в размере 2400 руб. без НДС.

3. Оформите перемещение денег из кассы Розничного магазина фирмы Офис в кассу директора фирмы Офис в размере 12000 руб.

4. Оформите выдачу под отчет 3500 руб. сотруднику Бунину на приобретение товара от фирмы Бытовая техника.

5. Оформите Доверенность на получение трех вентиляторов BINATONE ALPINE от фирмы База Электротовары.

6. Оформите авансовый отчет Бунина. Сотрудником были предъявлены счет-фактура № 7465 от поставщика вентиляторов и чек на сумму 150 руб. в оплату командировочных расходов.

7. Оформите возврат остатка подотчетных денег в кассу от Бунина.

8. Оформите поступление денег в банк на основной расчетный счет фирмы Магазин в сумме 15 000 руб. от АОЗТ Эвихон в качестве аванса за товары.

9. Сформируйте документы по корректировке долга поставщика База Продукты с увеличением долга поставщика на 10 000 руб.

10. Сформируйте Книгу продаж за текущий месяц.