Тема 7, часть 1. Работа с документами поставщика и покупателя

Последнее изменение от 03.12.2009

Настройка интервалов дат журналов

Задание. Откройте общий журнал документов. Посмотрите, сколько там сейчас видно документов.

{_Сервис_}-> {Параметры}

Рисунок Б1:

Задание. Заново откройте общий журнал документов. Посмотрите, сколько там видно документов после того, как изменили интервал.

Формирование заказа поставщику вручную

Чтобы приобрести товар, необходимо оформить заказ поставщику, в котором указывается сам товар, его количество и цена. Чтобы оформить заказ, можно сделать это через Общий журнал документов, а можно воспользоваться в пункте меню Документы строкой Поставщики. Откройте пункт меню Документы→Поставщики→Заказ поставщику.

Появится диалоговое окно Заказ поставщику:

Рисунок Б16:

Укажите вашу фирму-покупателя→склад, на который поступит то-вар→укажите дату поставки и оплаты→перейдите на карточку Табличная часть→нажмите кнопку Подбор→в появившемся окне справочника Номенклатура зайдите в нужную группу товаров (например, зайдите в группу Продукты→подгруппу Молочные) →дважды щелкните левой клавишей мыши по позиции любого товара→в появившемся окне укажите количество заказываемого товара→ОК→выбранный товар перемещается в нижнюю часть окна. При необходимости в этом окне можно удалить одну позицию или все разом (для этого используются кнопки Х ХХ), а так же увеличить или уменьшит указанное ранее количество (слева от каждой позиции находятся значок «плюс» зеленого цвета и «минус» красного; двойной щелчок мышью по ним позволяет увеличивать или уменьшать указанный товар на одну единицу).

Функциональный и бизнес-процессный подход к управлению. Как развите последнего - проектный подход. И ответственный за проект.

Рисунок Б17:

Рисунок Б18:

Когда все нужные позиции будут выбраны, то нажимаете кнопку ОК, что-бы перенести их в табличную часть. Проведите документ (на начало дня) и закройте кнопкой ОК новый заказ.

Рисунок Б19:

Задание. Нужно сформировать минимум два заказа на любые товары.

Формирование нового заказа по основанию

При заполнении Заказа необходимо обратить внимание на ряд вещей. В первую очередь на то, что данный заказ может быть автоматически заполнен на основании уже ранее сделанных заказов: для этого в левом верхнем углу находится кнопка Основание. Нажмите кнопку Основание.

Появившееся окно позволяет выбрать из списка ранее сформированные заказы. Это очень удобный способ формирования заказа, т.к. может фирме приходится постоянно делать одинаковые заказы, либо заказы одному и тому же по-ставщику. Для того чтобы какой-то заказ из данного списка взять в качестве ос-нования, сделайте по нему двойной щелчок левой клавишей мыши. В этом случае программа задаст вопрос:

Ответив на этот вопрос Да, ваш новый заказ автоматически заполняется теми же данными, которые находятся в документе основании: тот же товар, тот же поставщик и т.д. При необходимости Вы можете подкорректировать заказ и провести его. Новый заказ готов.

Второе, на что требуется обратить внимание: в диалоговом окне в нижней части располагаются два окна «Поставка до» и «Оплата до». В этих окнах указы-вается дата поставки и оплаты товара. Если ваш поставщик работает по предоп-лате, то надо указать дату оплаты более раннюю, чем поставки. Если ваша фирма работает в режиме оплаты товара по факту, то сначала вам поставят товар, а по-том вы оплатите: дата поставки более ранняя, чем дата оплаты.

Задание. Откройте пункт меню Документы→Поставщики→Заказ по-ставщику→нажмите кнопку Основание→двойным щелчком левой клавиши мыши выберите документ-основание из списка→на вопрос «Заполнить по документу-основанию» ответьте Да→поменяйте дату оплаты и постав-ки→перейдите на карточку «Табличная часть» →однократным щелчком левой мыши выделите одну позицию из списка→нажмите клавишу Delete→проведите документ (на начало дня) →ОК.

Поступление товара

После того, как поставщик выполнил ваш заказ и доставил вам товар, вам необходимо оформить поступление товарно-материальных ценностей в вашу фирму.

При формировании поступления обязательно необходимо указывать на ка-кой склад товар поступил: оптовый или розничный. В первом случае указывают-ся оптовые цены. Во втором указывается как цена закупки, так и цена розничная (методом наценки).

Поступление на оптовый склад

Откройте пункт меню Документы→Поставщики→Поступление ТМЦ (купля-продажа):

Т.к. товар вам привезли на основании сделанного заказа, то для заполнения документа Поступления нажимается кнопка Основание→в появившемся списке заказов двойным щелчком выбирается тот, по которому пришел товар→на во-прос «Заполнить по документу-основанию» отвечаем положительно Да→проводим документ «В конец дня»→нажимаем ОК, чтобы закрыть доку-мент Поступление.

Примечание. 1. Если к вам пришел товар не в том количестве, в котором заказывали, или список пришедшего товара отличается от заказанного вами, то при необходимости корректируете документ Поступление, а потом проводите.

Задание. Сформируйте заказ поставщику (поставщика, сроки поставки и оплаты, список товара и его количество на свое усмотрение), а затем на ос-новании этого заказа выполните Поступление ТМЦ (купля-продажа).

Поступление на розничный склад

Рисунок А1:

Откройте пункт меню Документы→Поставщики→Поступление в розницу (купля-продажа):

Рисунок А2:

Рисунок А3:

Рисунок А4:

Рисунок А5:

Рисунок А6:

{Отчёты}-> {Ведомость по остаткам}
{Отчёты}-> {Остатки ТМЦ} (со стоимостью!!!)

Задание. Заполните Поступление в розницу на основании любого ранее сделанного заказа. Перейдите на карточку «Табличная часть» и посмотрите на формат вве-денного товара. Особенно интересны три столбца таблицы: «Цена поставки», «Розничная наценка» и «Розничная цена». Вы можете корректировать все эти данные на свое усмотрение.

Формирование счет фактуры и Накладной

Налог на добавленную стоимость (предприятия применяющие общую форму налогообложения)

Пример. Мы продали на 1000 руб., государству задолжали 18% от этой суммы (то есть долг по НДС=180  руб.). Уменьшение этой суммы. Если мы покупали что-то,
в составе чего стояло в том числе НДС (18%=103 руб.). В итоге мы должны государству 180-103=77 руб. Вопрос: если предприятие работает на общем налогообложении и оно у нас что-то покупает, то выгодно ли ему, чтобы мы тоже работали с НДС? Получается, что очень может быть внутри нашей компании придётся выделять отдельную фирму с общим налогообложением, чтобы пойти навстречу нашим клиентам, работающим с НДС.

На будущее. На всех бумагах подтверждающих отгрузку и оплату должно стоять либо «НДС не облагается», либо «В том числе НДС 18%».

Вопрос: если предприятие работает на общем налогообложении и оно у нас что-то покупает, то выгодно ли ему, чтобы мы тоже работали с НДС?

Получается, что очень может быть внутри нашей компании придётся выделять отдельную фирму с общим налогообложением, чтобы пойти навстречу нашим клиентам, работающим с НДС.

Непосредственно формирование счёта-фактуры

При поступлении товара от поставщика всегда формируются сопроводительные бумаги: счет-фактура и накладная. Формирование этих документов происходит при создании любого документа Поступление (купля-продажа): после того, как документ Поступление ТМЦ сформирован, обратите внимание на ле-вый нижний угол окна:

кнопка Счет-фактура позволит вам сформировать этот документ.

Внимание! Невозможно формировать счет-фактуру непроведенного до-кумента. Т.е. сначала, когда документ заполнен, нажимается кнопка провести, а затем уже создается счет-фактура. Задание. Откройте пункт меню Документы→Журнал документов по по-ставщикам→откройте самый последний в списке документ Поступле-ние→нажмите кнопку Счет-фактура→посмотрите, что в окне формиро-вания данного документа все данные уже поставлены в соответствующие поля

Рисунок А7:

Рисунок А8:

{_Документы_}-> {Счета-фактуры полученные}-> {Журнал полученных счетов-фактур}

Рисунок А9:

→проведите Счет-фактуру→на вопрос каким образом провести данный до-кумент выбирайте «Поменять дату документа» →чтобы распечатать счет-фактуру, нажмите внизу кнопку Печать→закройте печатную форму счет-фактуры (если оно открыто) →нажмите ОК, чтобы закрыть счет-фактуру→нажмите ОК, чтобы закрыть документ Поступление.

Работа с пунктом Покупатели

Очень часто на практике бывает так, что продажа товара покупателю осу-ществляется через предварительный заказ этого покупателя. В случае заказа ре-зервируется ТМЦ для последующей продажи.

Заказы и заявки. Резервирование ТМЦ

В конфигурации ведется сквозной учет заявок покупателей, начиная с мо-мента выписки документа «Заявка покупателя» до отгрузки ТМЦ, полученных по конкретному заказу поставщику.

При работе с заявками покупателя предусмотрено несколько режимов ре-зервирования ТМЦ.

Оформление заявки без резервирования ТМЦ

Такую заявку рекомендуется оформлять в том случае, если клиент попросил выписать счет, но еще неизвестно будет ли он оплачивать его или приобретать ТМЦ.

Эта операция оформляется с помощью документа «Неподтвержденная за-явка»:

Рисунок А10:

Рисунок А11:

Рисунок А12:

Задание. Самостоятельно подготовьте несколько неподтверждённых заявок.

Посмотрите {_Отчёты_}-> {Заявки покупателей}.

Рисунок А13:

Неподтвержденная заявка может быть распечатана в виде счета на оплату и выслана покупателю по факсу или электронной почте.

Рисунок А14:

После подтверждения покупателя намерения приобрести ТМЦ или после факти-ческой оплаты счета на оплату (неподтвержденной заявки) на основании этого документа выписывается документ корректировки («Заявка на склад»), который производит резервирование ТМЦ на конкретном складе.

Резервирование ТМЦ на складе

Если необходимо резервирование ТМЦ из текущих остатков на указанном в документе складе оформляется документ «Заявка на склад».

Данная заявка производится только в том случае, если на складе есть достаточное количество ТМЦ на момент проведения заявки. Данная заявка предпо-лагает резервирование ТМЦ в текущий момент времени. Нельзя зарезервировать ТМЦ, которого фактически нет на складе.

Рисунок А15: