Совета по работе + Контрольная работа

В случае проблем с нумерацией документов. Запустить конфигуратор, в нём найти конфигурацию, изменить "Нумератор" на "не назначен".

Контрольная работа

СОЗДАНИЕ СОБСТВЕННОЙ БАЗЫ В ПРОГРАММЕ 1С «ТОРГОВЛЯ И СКЛАД» С НУЛЯ

Пуск→Программы→1С Предприятие→1С Предприятие →В окне «В режиме» выбрать Конфигуратор→Указать (выделить) строчку Конфигурация «Торговля и склад» →ОК→В поле выбрать «Администратор» →ОК→Запуститься программа 1С в режиме «Конфигуратора» →Пункт меню «Администрирование» →Пользователи→В появившемся окне нажать пиктограмму «Новый элемент» →В поле «Имя» набрать свое собственное имя (ТОЛЬКО имя и по-русски) →В поле «Полное имя» так же набрать свое имя→В поле Рабочий каталог нажать инструмент … →В поле Папка выбрать диск С→щелкнуть правой мышью по Program Files→Выбрать→щелкнуть правой мышью по 1C77→Выбрать→щелкнуть правой по папке Bin→Выбрать→нажать кнопку Выбрать в нижней части окна→Перейдите на вкладку Роль и установить себе права Администратор→установить галочку «Отключить контроль прав» →Интерфейс «Администратор» →ОК.

Закройте конфигуратор. Запустите 1С→Выберите в окне «В режиме» 1С Предприятие→поставьте галочку «Монопольно» →щелчком мыши укажите строчку Конфигурация «Торговля+Склад» →ОК→В появившемся окне открыть список и выбрать созданного пользователя→ОК→запуститься пустая база→для того, чтобы у вас был полный доступ к справочникам и созданию документов, на панели инструментов нажимаем пиктограмму «Настройки по умолчанию» (на ней изображен человек, сидящий за компьютером ). На вкладке «Основные» выберите полномочия «Полные полномочия» (при отсутствии списка для выбора создайте полномочие самостоятельно: название «Полные», установите галочки «Разрешить…» по всем пунктам; по завершении создания полномочий двойным щелчком мыши подставьте их в соответствующее поле), укажите «Наследуются из настроек пользователя:» →Администратор→ОК.

Приступаете к заполнению базы.

Совет! Ориентируйтесь на Демонстрационную базу программы.

Работа с пунктом меню «Справочники»

1. Создайте две собственные юридические фирмы.

Примечание! Справочник «Фирмы», который надо заполнять в первую очередь, содержит в себе фирмы, по которым ведется учет. Справочник «Номенклатура» - это общий справочник для всех фирм.

2. Заполните справочники «Номенклатура» (5 групп, в каждой по 5 элементов), «Контрагенты» (Покупатели, Реализаторы, Поставщики – по 3 элемента), «Валюты», «Юридические и физические лица», Типы цен и Скидки, Единицы измерения – в каждом не менее 3-4 позиций

Работа с пунктом меню «Документы»

1. Выполните ввод остатков по всем пунктам (ТМЦ, покупатели, поставщики, касса, банк, подотчетники).

Примечание! Прежде чем вводить остатки, не забудьте откатать рабочую дату назад (пункт меню Сервис→Параметры)

2. Оформите заказ Поставщику и оформите Поступление ТМЦ (купля-продажа).

3. Оформите Заявку покупателю и оформите Реализацию (купля-продажа).

4. Оформите Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

5. Оформите Перемещение денег (касса).

6. Оформите трех подотчетников (не забудьте, что сначала оформляется выдача денег подотчетнику через расходный кассовый ордер, затем формируются строки авансового отчета, где указывается куда и сколько он потратил денег, затем формируется сам авансовый отчет, возврат неизрасходованных сумм от подотчетника оформляется приходным кассовым ордером, перерасход оформляет расходным кассовым ордером).

7. Удалите все документы, сделанные сегодня.

СОВЕТЫ НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ

Работа торговой организа­ции — это не отдельно взятые документы и операции, а целостная система учета товарооборота и движения денежных средств. По­этому необходимо осмыслить весь документооборот, применяемый на конкретном предприятии. Ошибки в порядке оформления доку­ментов или их неправильном выборе влекут за собой наиболее серь­езные последствия.

Представим вашему вниманию основные схемы оформления товарооборота в зависимости от особенностей учета конкретной торговой организации. Рассмотрим две диаметрально противоположные схемы торговых предприятий.

Крупный оптовый склад-фирма

Здесь задействованы в основном оптовые документы. Оформле­ние Заказа на товар обязательно. Поступление товара использует­ся в варианте Поступление ТМЦ (купля-продажа), т. е. чистый опт. Оплата товара производится через расчетные счета банка.

Продажа товара осуществляется оптовыми партиями с оплатой через банк и оформлением заявки. Перемещение товара происхо­дит в варианте распределения по подразделениям основного склада с одинаковой системой учета.

Инвентаризация склада применяется с целью проверки нали­чия товара на складах. На основании Инвентаризации оформляется Списание поврежденного товара и Оприходование излишков.

Возврат поставщику и Возврат от покупателя происходит по причине некачественного товара.

Небольшая часть товара непосредственно продается со склада за наличный расчет, но чаще всего этот товар — некондиция. При этом оформляется документ Быстрая продажа.

Как правило, на таких предприятиях используется два основ­ных типа цен и широко применяется система скидок. Цены достаточно стабильны. Ассортимент таких предприятий небольшой, и все движения товара оформляются документально в режиме текуще­го времени.

Большой товарооборот позволяет вести учет непосредственно в местах хранения товара. На складах наличие компьютеров, связан­ных между собой сетью, значительно облегчает эту задачу. Но в то же время основным потоком документов занимаются специальные операторы с узкой специализацией по конкретным документам (на­пример, оператор по набору счетов-фактур).

Небольшой магазин с широким ассортиментом товаров

Поступление товара производится на основной оптовый склад и сразу распределяется между отделами-складами розничного типа. При этом на основании Поступления оформляется перемещение в розницу. При перемещении учитывается изменение цен.

На таких предприятиях не предусмотрен широкий выбор цен. Чаще всего используется две-три цены, одна из которых закупоч­ная. Довольно частое изменение цен заставляет постоянно обнов­лять цены в справочниках. Это влечет за собой наличие в регистрах учета товаров одного наименования с несколькими ценами и застав­ляет часто использовать документы Переоценка (розница).

Оплата поступления товара осуществляется чаще всего через банк, но не исключается и наличный расчет. Возврат товара воз­никает не только в связи с повреждениями, но и при нереализации товара или истекшего срока годности.

При реализации не всегда фиксируется конкретный покупатель, а зачастую используется обобщенный контрагент Частное лицо или Розничная продажа. Реализация в розницу на таких предприятиях предполагает наличный расчет за товары.

Компьютерный учет осуществляют ограниченное количество сотрудников. Чаще всего этим занимаются товаровед и бухгалтер. На местах хранения и реализации товара отсутствие компьютеров и сканеров штрих-кодов усложняет оперативный учет непосред­ственно на месте.

Оформление продаж осуществляется по итогом Инвентаризации (розница). На ее основании оформляются Реализация (по принятой выручке) и Приходный кассовый ордер.

При этом ежедневно оформляется поступление денег от продав­цов в конце смены. Для этого используется документ Перемещение денег (касса).

ОСНОВНЫЕ СХЕМЫ ТОВАРООБОРОТА

При освоении программы необходимо запомнить, что ни одно предприятие не использует весь диапазон документов, предусмо­тренный разработчиками программы. На каждой отдельно взятой фирме складывается своя система документооборота. Предусмо­треть, что именно встретится вам на конкретной работе, невозмож­но. Впрочем, и запомнить все документы тоже не совсем реально. Да и практически не нужно. Главное, привыкнуть к принципам оформ­ления документов и научиться правильно их выбирать.

При работе необходимо помнить основные цепочки оформления различных видов движения товара. Представленные ниже последо­вательности помогут вам первое время ориентироваться, какие до­кументы и в каком порядке необходимо оформлять в каждом кон­кретном случае.

Оптовое поступление товара с предоплатой через банк

1. Заказ поставщику позволяет заказать товар и определить сумму оплаты.

2. Платежное поручение, Строка выписки банка (расход) — оформ­ление предоплаты через банк.

3. Поступление ТМЦ (купля-продажа) + Счет-фактура получен­ный — фиксируют поступление товара и позволяют откоррек­тировать оплату в случае изменения цен и данных о количестве и наличии товара в поставке.

4. Запись Книги покупок — формируется в основном автоматиче­ски с помощью специального флажка в форме счета-фактуры.

Оформление поступления товара через подотчетника

1. Заказ поставщику.

2. Доверенность — оформляется для возможности получения то­вара подотчетным лицом.

3. Расходный кассовый ордер — регистрирует выдачу денег подотчетнику на оплату товара.

4. Авансовый отчет — позволяет провести суммы, израсходован­ные подочетником.

5. Счет-фактура полученный — позволяет откорректировать фак­тические суммы для оплаты товара.

6. Запись книги покупок — фиксирует поступление товара в Книге покупок.

Поступление товара без предоплаты с одновременным перемещением (распределением) по складам

1. Заказ поставщику.

2. Поступление ТМЦ + Счет-фактура полученный.

3. Перемещение ТМЦ — позволяет распределить поступивший то­вар по складам фирмы.

4. Платежное поручение и Строка выписки банка (расход).

5. Запись книги покупок.

Реализация товара с предоплатой через банк

1. Заявка покупателя — позволяет зарезервировать товар и посчи­тать сумму оплаты.

2. Строка выписки банка (приход) — фиксирует поступление опла­ты за товар.

3. Реализация ТМЦ (купля-продажа) + Счет-фактура выдан­ный — сопровождают поставки товара.

4. Запись книги продаж — фиксирует факт реализации товара в Книге продаж.

Реализация за наличный расчет без предоплаты

1. Заявка покупателя.

2. Реализация ТМЦ + Счет-фактура выданный.

3. Приходный кассовый ордер — фиксирует поступление денег в кассу.

4. Запись книги продаж.

Реализация с начислением НДС с аванса

1. Заявка покупателя.

2. Строка выписки банка (приход).

3. Счет-фактура на аванс — фиксирует начисление НДС с авансо­вых платежей.

4. Реализация ТМЦ + Счет-фактура выданный.

5. Запись книги продаж.

Реализация розницей Без ЕНВД

1. Реализация ТМЦ + Счет-фактура.

2. Приходный кассовый ордер.

3. Запись книги продаж.

Реализация розницей с ЕНВД

1. Реализация ТМЦ + Счет-фактура.

2. Приходный кассовый ордер.

Поступление товара на комиссию

1. Поступление ТМЦ (комиссия) без счета-фактуры и оплаты.

2. Реализация комиссионного товара.

3. Отчет ККМ — фиксирует факт поступления платы.

4. Отчет комитенту — позволяет оформить факт реализации то­вара.

5. Расходный кассовый ордер — фиксирует расчет с комитентом.

Товар, отданный на реализацию

1. Реализация (комиссия) — фиксирует факт продажи товара.

2. Отчет комиссионера — позволяет учесть изменения в наличии товара у комиссионера.

3. Счет-фактура выданный.

4. Запись книги продаж.

5. Строка выписки банка (приход).

НЕСКОЛЬКО ПОЛЕЗНЫХ СОВЕТОВ

В процессе работы с программой, особенно в первое время, у вас может возникнуть множество проблем, решить которые самостоя­тельно бывает иногда затруднительно. Не стоит отчаиваться. Свои ошибки надо учиться исправлять.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся затруднения, кото­рые иногда даже мешают продолжить работу.

Не закрывается окно нового элемента справочника

Эта ситуация может возникнуть, если вы случайно открыли форму нового элемента или выбрали неправильные данные и хо­тите закрыть форму. Чаще всего достаточно просто закрыть окно без сохранения данных с помощью стандартной кнопки закрытия окна. Но иногда программа начинает возмущаться, что не заполнено или неправильно заполнено какое-то поле, и при этом не позволяет выбрать ни одно из значений. Это случается чаще всего в простых справочниках, где редактирование происходит непосредственно в строке справочника (например, цены товара). В таких ситуациях можно воспользоваться клавишей ESC.

Если вы случайно удалили код элемента или повторили уже име­ющийся — попробуйте подобрать цифровое значение кода. В таких ситуациях советуем набирать максимально большое число, чтобы случайно не повторить уже имеющийся код.

При изменении даты документа более чем на год может возник­нуть проблема с повтором номера документа. В такой ситуации из­мените номер документа, подобрав достаточно большой, чтобы не повториться.

Пропали документы из журнала

Такая ситуация часто возникает при изменении рабочей даты более чем на год. Выйти из этого положения очень просто — доста­точно изменить интервал видимости журнала.

Однако чтобы такая ситуация не возникала, постарайтесь пра­вильно определить в Настройках интервал видимости журналов. Последней должна стоять текущая дата. Дата начала отсчета опре­деляется в зависимости от того, насколько часто вы «ныряете» в про­шлый период. Если документооборот еще не отлажен и приходит­ся часто возвращаться назад, поставьте дату начала ведения учета (или даже раньше). Если походы в прошлое очень редки — доста­точно установить начало года или начало квартала, чтобы в журна­лах не было огромного количества документов.

Изменение даты проведенного документа

Ранее уже отмечалось, что после проведения любого докумен­та его можно вновь открыть и внести любые изменения. Но если вы попробуете изменить дату проведенного документа, программа не станет закрывать окно и будет постоянно возмущаться. Если изме­нение даты необходимо, выполните следующие действия:

1. Закройте документ без сохранения, если вы уже его откры­ли.

2. Найдите документ в Журнале.

3. Щелчком правой кнопки мыши на строке документа вызовите список допустимых команд.

4. Выберите команду Сделать непроведенным.

5. Откройте документ и измените дату.

6. Проведите и закройте документ.

Некорректное завершение программы

В аварийных ситуациях, если вы повисли в документе и не по­могает ни один из известных способов, можно прибегнуть к экс­тренным действиям — просто закрыть всю программу или даже выключить компьютер. Однако делать это следует только в самых крайних случаях. При следующей загрузке программы появится сообщение, что программа была завершена аварийно и необходи­мо проиндексировать базы данных. Согласитесь с программой и дождитесь полной загрузки. В этой ситуации вы потеряете толь­ко те документы, которые были открыты в момент выключения программы.

Создание резервной копии базы

Научитесь сохранять данные программы в виде архива. Это по­зволит вам в случае нагромождения ошибок вернуться к определен­ному этапу работы, не заполняя вновь все данные.

В программу встроена программа-архиватор и заложен алгоритм сохранения и восстановления данных. Создание архивной копии данных позволяет перенести базу на другую машину, если выпол­нить сохранение на дискеты (при этом их понадобится 3) или лазер­ный диск. В архивном виде базу можно отправить по Интернету.

Следует помнить, что если на другом компьютере не установ­лена программа «1С:Предприятие», то восстановление данных бу­дет невозможно. То есть процедура сохранения и восстановления данных не предназначена для переноса самой программы на дру­гой компьютер.

Сохранение данных

Откройте окно запуска программы и поменяйте режим на Кон­фигуратор. Запустите программу. С помощью кнопки (сохра­нение данных) откройте окно сохранения данных. Программа сама определяет перечень файлов, необходимый для сохранения. Ваша задача — выбрать, куда сохранять. С помощью кнопки выбора в поле Сохранять в... выбрать папку, где будете хранить копии базы. Можно поменять название файла сохранения, но это лучше сделать после завершения процедуры сохранения.

После выбора папки нажмите кнопку Сохранить и дождитесь завершения процесса. Для переименования сохранения откройте папку, в которую было выполнено сохранение, найдите архивный файл (обычно программа дает ему имя lCv7.7). С помощью правой кнопки мыши или меню Файл выберите команду Переименовать и введите любое имя.

В процессе сохранения программа не вытирает данные, которые занесены в программу, а копирует и сохраняет их в виде архивного файла. После сохранения вы можете спокойно запустить програм­му стандартным способом и продолжать с ней работать. При необ­ходимости можно вернуться к моменту сохранения, т. е. восстано­вить данные.

Восстановление данных

Откройте окно запуска программы и поменяйте режим на Кон­фигуратор. Запустите программу. С помощью кнопки (восста­новление данных) откройте окно восстановления данных. Програм­ма предлагает вам выбрать место расположения архива данных. С помощью кнопки выбора в поле Восстанавливать из архива... вы­берите папку, где лежит ваше сохранение, и в ней сам архив. На­жмите кнопку Восстановить, подтвердите ваше решение восста­новить данные и дождитесь окончания процесса восстановления. В процессе восстановления программа выдаст сообщение, что вос­становление завершено. При этом в окне будет кнопка Завершить. Для полного завершения процесса необходимо нажать на кнопку Завершить и дождаться окончания восстановления.

При восстановлении программа полностью заменит данные ва­шей базы на данные, которые были сохранены.

Что-то вроде напутствия

Известно, что опыт приходит со временем. Только длительное общение с программой позволит вам освоить ее на уровне опытного пользователя.

Опыт работы на различных предприятиях позволяет освоить все стороны учета. Но помните, что все знать невозможно, поэто­му не стесняйтесь консультироваться с бывалыми пользователями. Учиться не стыдно и никогда не поздно.

Иногда возникает такая ситуация: вы приходите на собеседова­ние, открываете программу, чтобы продемонстрировать свои зна­ния, и видите, что она совсем не похожа на известную вам версию. На маленьких предприятиях может быть установлен старый релиз программы, так как они привыкли в ней работать и не хотят ниче­го менять.

Постарайтесь не впадать в панику. Сразу дайте понять, что вы работали в другой версии, но в этом нет ничего страшного. Ведь принципы работы везде одинаковы. Вам необходимо только позна­комиться с содержанием пунктов меню и просмотреть несколько документов, чтобы убедиться, что отличия незначительны. Между прочим, прошлые версии программ даже проще, чем последние об­новления. Главное, не падать духом и не показывать виду, что вы ни разу не видели эту версию. Обычно хватает получаса, чтобы со­риентироваться в старой версии и понять отличия.

Итак, азы управления программой вы освоили. Дальнейшие ваши действия должны быть направлены на детализацию ваших знаний. А это практика, практика и еще раз практика...